1 2 3

Plan de Negocio. Montar una Empresa de Organización y Desarrollo de Eventos

1.- LA IDEA DE NEGOCIO.

Nuestro objetivo inmediato es montar una empresa dedicada a la organización y realización de eventos profesionales

2.- IDENTIFICACIÓN DE LOS/AS EMPRENDEDORES/AS

Se recomienda que la persona que se embarque en este negocio sea una persona con capacidad para la organización de actos y eventos, con dotes comerciales y de atención al público.

3.- DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO-SERVICIO/EL MERCADO

• EL PRODUCTO O SERVICIO:

La actuación de la empresa se desarrolla en dos fases:

INFORMACIÓN

Antes del comienzo de cualquier actividad, contratada por el cliente, la empresa deberá de adoptar las medidas necesarias para garantizar que la persona usuaria esté informada de las instalaciones y servicios.

ACTIVIDADES

Este negocio permite una adaptación muy personal según el perfil del emprendedor que vaya a llevarlo a cabo.

Entre las actividades que usualmente suelen realizar este tipo de empresas encontramos:

• Actividades de comunicación, promoción y de marketing. Es frecuente realizar actividades de comunicación para las empresas que lo soliciten, llegando a montar incluso gabinetes de prensa o toda la campaña de comunicación para una empresa o para el lanzamiento de un producto, etc.
• Organización de eventos como reuniones, convenciones, conferencias, almuerzos de trabajo, cenas espectáculo, etc. y celebraciones para particulares (desde cumpleaños hasta celebraciones de boda).
• Para realizar estas actividades, la empresa deberá proporcionar stands, mostradores, expositores y otros elementos de decoración, iluminación, azafatas, catering, personal de seguridad, etc. Por ello, es frecuente la subcontratación de diferentes profesionales en función de la actividad concreta.

• EL MERCADO

El sector de la organización de eventos es uno de los más importantes dentro del mercado del ocio y el turismo.

Nos encontramos ante un sector actualmente en crecimiento. Claro ejemplo de esta afirmación es que cualquier empresa a la hora de presentar un nuevo producto o un proyecto a sus clientes, organiza un desayuno, almuerzo o cena para agasajar a sus invitados. Además, cada vez es más habitual invertir una suma importante para celebrar bodas, bautizos y comuniones como un símbolo de posición social.

Dentro del sector de la organización de eventos nos encontramos con diversos subsectores:

• Organización de ferias, congresos y conferencias.
• Organización de actos para particulares: fiestas, bodas, etc.
• Organización eventos para empresas: reuniones, viajes...
• Organización de eventos para instituciones.
• Organización de eventos deportivos, etc.

Es muy importante ampliar el abanico de actividades y tratar de enfocar el negocio desde el punto de vista que proporcione ingresos durante todo el año. De todas formas las empresas inicialmente suelen mantener una oferta muy diversificada, pero la tendencia general es hacia la especialización una vez que se ha comprobado cuales son los servicios más demandados y de los que se saca mayor rentabilidad.

• LA CLIENTELA

Este tipo de servicio puede ofrecerse a una multitud de clientes distintos, ahora bien, todo depende del volumen de negocio que el emprendedor desee abarcar. Este estudio se basará en el supuesto de un inicio modesto, pero consciente de las múltiples oportunidades de crecimiento que se tienen.

Entre los clientes pueden estar:

• Grupos de amigos para celebrar un evento, casinos, asociaciones de ocio, fundaciones,...
• Colegios, guarderías, residencias de ancianos, hospitales, etc.
• Ayuntamientos e instituciones u otro organismo para actos sociales
• Empresas («catering», «buffets» y comedores de empresa.
• Eventos sociales y celebraciones: fiestas, bodas, comuniones, bautizos...

• LA COMPETENCIA

Para estudiar la competencia del negocio, habrá que tener en cuenta los siguientes tipos de competidores:

• Empresas de organización de eventos : empresas similares a la que se describe en este proyecto.
• Empresas especializadas en algunas de las actividades: eventos deportivos, empresas de catering, diseño de stand, ferias, exposiciones, etc.

Es conveniente estudiar en la zona en la que se decida localizar el negocio, si existe algún potencial competidor y ver si su perfil se asemeja al que se le quiere dar a este proyecto.

• PLAN DE VENTAS

Es importante destacar en este punto algunas cuestiones:

• El mercado es muy sensible a las acciones publicitarias. La comercialización debe contar con un importante apoyo de la política de comunicación y de promoción.
• Es recomendable dirigir una comunicación personalizada por grupos, ya que no es igual la información que se quiere transmitir a empresas privadas, que a grupos de particulares, sobre todo por las diferencias de gustos y poder adquisitivo.
• Un medio económico y muy efectivo en este sector es Internet, se recomienda crear una página Web, en la que se publiciten todas las actividades que se ofrecen, fotos de los trabajos realizados, ofertas, etc.
• La mejor forma de captación de clientes es el “boca – boca”. Por ello es importante la satisfacción del cliente a fin de que recomienden el servicio.

1 2 3